一昔前ならば社内での情報伝達は書類の配布や回覧が殆どでしたが、今や電子情報が主流ですので、電子メールでの送付やＨＰへのアップロードでタイムリーかつ経済的な情報伝達が可能になっていることは周知の事実です。そこで言う経済的とは勿論、電子情報であるがために可能となったペーパーレス会議によるプリントコストの削減です。
しかし、ペーパーレス会議によるメリットはそれだけではありません。例えば会議の場でのプレゼンテーションを、紙の書類、例えば提案書を配布せずに、スクリーンに映しだした情報だけで行うとすると、プレゼンターとオーディエンスとの間のアイコンタクトが増し、内容の理解向上にとても大きな効果があります。何故ならば、紙の提案書を事前に配布した場合には、そのページをどんどん読み進むオーディエンスがいますので、プレゼンターが説明している内容と読んでいる内容との間で同期ずれを起こしやすいのです。
その為に、先走った質問が出たり、説明済みの事項への質問が出たりしがちなのです。このことは提案書は配布すべきではないという意味ではなく、プレゼンテーション中はペーパーレス会議とし、終了後に必要な方に電子情報として送付する方が経済的で、効果的であるとの意味であります。
