ペーパーレス会議で必要となるインフラについて、もちろん中期的長期的に見ればコストパフォーマンスはペーパーレス会議の方が高いことは間違いありません。しかしながらペーパーレス会議を定着させるには必要なインフラがあります。まずはそれぞれの会議室にはモニターが必要です。そして個人個人のパソコンは必ず無線LANの対応が必要です。基本的に上の代わりにモニターに資料を映し出して会議を行うからです。
さらに事前に資料を共有する必要があるために情報セキュリティーを徹底した業務フォルダ等も準備する必要があります。少なくとも社内にいる場合は、それぞれがパソコン持ち歩きながら様々な情報をパソコンの中ではなくサーバーで管理する形にする必要があります。
パソコンは基本的にどんな会社でも個人で所有しているはずですから必要なのは無線LANの環境と業務フォルダの整理でしょう。これだけの投資であれば、さほど時間もコストもかかるものでもありません。
まずは、モデルケースでいくつかの職場だけでも導入してみるのも手です。会社によって課題はそれぞれなのでまずはモデルケースでペーパーレス会議を実施してどんな課題があるかを洗い出してから、正式導入すれば良いと思います。
